Представим обычную ситуацию. Поставщик отправляет компании товар. Перевозку заказывает он же, электронную транспортную накладную (ЭТрН) формирует тоже он. Груз приезжает на склад покупателя, кладовщик пересчитывает коробки, проверяет состояние товара — и кажется, что на этом история заканчивается.
Но с 1 сентября 2026 года появляется важный нюанс: грузополучателю недостаточно просто принять товар физически. В предусмотренных законом случаях ему необходимо завершить электронный документооборот по перевозке — подписать свой файл в ЭТрН.
И здесь возникает вполне логичный вопрос: если ЭТрН оформил поставщик, почему подписывать ее должен еще и покупатель?
Разберемся без юридического «тумана». 
ЭТрН — это не просто электронная накладная
Для начала важно понимать, что транспортная накладная подтверждает не только наличие документов между продавцом и покупателем. Она связана непосредственно с перевозкой груза.
По общему правилу транспортную накладную составляет грузоотправитель. С 1 сентября 2026 года для перевозок, подпадающих под обязательный электронный обмен, она оформляется в виде ЭТрН, а сведения передаются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.
То есть появляется своеобразная электронная цепочка: кто отправил груз, кто его перевез, кто получил и в каком состоянии.
И у каждого участника этой цепочки есть своя роль.
Главный вопрос: кто вообще обязан подписывать ЭТрН?
Ответ зависит не от того, кто заказал перевозку, и даже не от того, кто сформировал ЭТрН.
Ключевое значение имеет роль компании в самой перевозке.
Если юридическое лицо указано в ЭТрН как грузополучатель, оно участвует в оформлении перевозочного документа на этапе выдачи груза. Поэтому тот факт, что перевозку заказал поставщик и именно он сформировал ЭТрН, сам по себе покупателя от обязанности подписать свою часть документа не освобождает.
Проще говоря:
«ЭТрН создал поставщик» не означает «грузополучатель может ее не подписывать».
Что именно подписывает грузополучатель?
Здесь есть важный практический момент.
ЭТрН состоит из нескольких частей. Для грузополучателя предусмотрен отдельный файл, в котором он подтверждает приемку груза.
В нем фиксируются сведения о фактической приемке: дата, время и место получения груза, его количество и состояние, а также возможные замечания. Именно этот файл позволяет зафиксировать, что груз действительно прибыл к получателю и был им принят.
Поэтому без файла грузополучателя электронный документооборот по ЭТрН не считается завершенным.
Получается довольно наглядная картина: поставщик говорит «я отправил», перевозчик подтверждает перемещение, а грузополучатель фактически ставит электронную точку в истории перевозки: «да, груз приехал, вот когда, куда, сколько и в каком состоянии».
А если товар приняли, но ЭТрН не подписали?
Вот здесь начинается самое интересное — и потенциально самое неприятное для бизнеса.
На первый взгляд кажется: товар же реально приехал, его приняли, оприходовали. Какая разница, есть электронная подпись в ЭТрН или нет?
Разница есть.
Подписанный файл грузополучателя является одним из ключевых элементов, подтверждающих факт приемки груза и завершающих цепочку сведений в ГИС ЭПД. Если компания не подписывает ЭТрН, перевозочный документооборот остается незавершенным.
Иными словами, в учете товар уже может стоять на полке, а в электронной истории перевозки — образуется незакрытая дверь.
Почему без подписи можно потерять вычет НДС?
На первый взгляд кажется: товар реально приехал, его приняли и оприходовали. Какая разница, подписана ЭТрН или нет?
Разница принципиальная.
Для вычета НДС компании важно подтвердить не только наличие счета-фактуры или УПД и принятие товара на учет, но и реальность хозяйственной операции. Транспортная накладная, а с 1 сентября 2026 года в обязательных случаях — ЭТрН, является одним из ключевых документов, подтверждающих перевозку и получение товара.
Если грузополучатель не подписывает свою часть ЭТрН, электронный документооборот остается незавершенным. В результате у компании не будет надлежащего подтверждения факта перевозки и получения конкретной поставки по ЭТрН.
А это уже прямой налоговый риск: право на вычет НДС по такому товару может быть не подтверждено, и налоговый орган вправе отказать в вычете, если у компании нет других достаточных доказательств реальности операции.
То есть проблема не в самой электронной подписи. Проблема в том, что без нее рвется документальная цепочка:
поставщик отгрузил товар → перевозчик его доставил → грузополучатель его принял.
Последнее звено остается неподтвержденным.
Именно поэтому для бизнеса подпись грузополучателя в ЭТрН — это не формальность и не «дополнительная кнопка» в документообороте. Она напрямую связана с возможностью подтвердить налоговые последствия приобретения товара.
Еще один нюанс: ГИС ЭПД видит незавершенные перевозки
Есть и технологическая сторона вопроса.
Данные ГИС ЭПД используются для контроля незавершенных перевозок, в том числе ситуаций, когда отсутствует подпись грузополучателя.
Поэтому систематическое игнорирование обязанности подписывать ЭТрН может увеличить вероятность адресных запросов и проверочных мероприятий со стороны налоговых органов.
Для бизнеса это означает простую вещь: стратегия «мы всегда принимали товар без этой подписи и ничего не происходило» после перехода на новый порядок становится значительно менее комфортной.
Но подписывать ЭТрН нужно не всегда
Изменения не означают, что теперь любая доставка товара автоматически требует ЭТрН с подписью грузополучателя.
Есть ситуации, когда обязательная электронная транспортная накладная вообще не оформляется.
Например:
-
самовывоз собственным транспортом без договора перевозки;
-
доставка силами самого поставщика без привлечения перевозчика по договору перевозки;
-
случаи, когда законодательство допускает бумажное оформление;
-
иные ситуации, исключенные из обязательного электронного обмена.
Поэтому сначала нужно определить реальную схему доставки, а уже затем выяснять, возникает ли обязанность по ЭТрН.
Это особенно важно для компаний, у которых одновременно используются разные варианты доставки: собственный транспорт, транспорт поставщика и сторонние перевозчики.
Кто должен подписать ЭТрН от имени компании? 
Еще один практический вопрос — кто именно в организации должен поставить электронную подпись.
Подписание осуществляется усиленной квалифицированной электронной подписью либо иным предусмотренным законодательством видом подписи. Представитель грузополучателя подписывает документ при наличии соответствующих полномочий; в необходимых случаях используется машиночитаемая доверенность.
Поэтому задача бухгалтерии или логистического отдела — не просто «научиться нажимать кнопку “Подписать”».
Нужно заранее проверить:
-
кто принимает товар;
-
у кого есть полномочия действовать от имени компании;
-
какая электронная подпись используется;
-
оформлены ли необходимые полномочия;
-
каким образом информация о приемке попадает в систему ЭПД.
Иначе технически исправная система может внезапно упереться в совершенно человеческую проблему: товар приехал, а подписать документ некому.
Что стоит сделать компаниям уже сейчас
Если организация регулярно получает товары автомобильным транспортом, имеет смысл не ждать первой проблемной поставки.
Практически полезно проверить всю цепочку приемки:
Поставка → перевозка → формирование ЭТрН → получение груза → подписание файла грузополучателя → завершение обмена в ГИС ЭПД.
Особое внимание стоит уделить тем договорам и схемам доставки, где поставщик сам заказывает перевозку.
Именно здесь легко возникает ошибочное представление: «раз поставщик оформляет ЭТрН, наша часть закончена».
На самом деле при наличии статуса грузополучателя финальный этап цепочки может оказаться именно на стороне получателя.
Главное изменение — не в кнопке «Подписать»
Переход на обязательный электронный документооборот меняет саму логику работы с перевозочными документами.
Раньше для многих сотрудников приемка груза заканчивалась фактическим получением товара и оформлением внутренних документов. Теперь в предусмотренных законом случаях необходимо довести до конца и электронную часть перевозочного документооборота.
Поэтому ЭТрН стоит воспринимать не как еще один файл, который «надо закрыть для галочки», а как электронную фиксацию всей транспортной операции.
Как «Прометей» снижает риски для своих клиентов
Компания «Прометей» соблюдает требования законодательства в части оформления перевозочных документов и оформляет ЭТрН в предусмотренных законом случаях.
Для клиентов это означает, что перевозка сопровождается необходимыми электронными документами, а факт доставки и получения товара корректно фиксируется в ЭТрН.